Tender-IT: Unterstützung für Vergabestellen

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Unterstützung für Vergabestellen bei IT-Ausschreibungen

IT-Vergaben sicher und effizient umsetzen

IT-Ausschreibungen erfordern mehr als Standardprozesse. Sie verlangen technisches Detailwissen, Marktkenntnis, methodische Struktur und verlässliche Projektkoordination. Genau hier setzen wir an: mit erfahrenen Spezialisten, klaren Abläufen und einem zentralen Ansprechpartner für die gesamte Projektlaufzeit.

Unsere Unterstützung entlastet Vergabestellen bei komplexen IT-Beschaffungsvorhaben, reduziert internen Abstimmungsaufwand und schafft die Basis für belastbare, wirtschaftliche und praxistaugliche Vergabeverfahren.

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Unsere Leistungen für Vergabestellen

Fachliche Expertise für anspruchsvolle IT-Beschaffungen

Für unsere Projekte setzen wir erfahrene IT-Profis mit langjähriger Berufserfahrung ein. Unsere Spezialisten verfügen über tiefgehende Kenntnisse im Bereich IT-Hardware sowie umfangreiche Erfahrung in der Erstellung und Bearbeitung öffentlicher Ausschreibungen in diesem Umfeld.
Da unterschiedliche Ausschreibungsvorhaben unterschiedliches Fachwissen erfordern, stellen wir unsere Teams projektbezogen und flexibel zusammen. So erhalten Vergabestellen genau die Unterstützung, die für das jeweilige Verfahren erforderlich ist – bedarfsgerecht, effizient und fachlich fundiert.
Um die Zusammenarbeit für unsere Kunden so effizient wie möglich zu gestalten, benennen wir für jedes Projekt einen festen Projektleiter als zentralen Ansprechpartner. Er koordiniert alle Beteiligten im Hintergrund und sorgt für einen strukturierten und reibungslosen Ablauf.

Wir unterstützen Sie von der Planung bis zum Verbagevermerk. Unsere Leistungen sind modular aufgebaut. So können Sie gezielt einzelne Punkte zur Verstärkung nutzen oder Unterstützung für das Gesamtprojekt erhalten.

Vorbereitungsphase

Unsere Unterstützung beginnt bereits in der Vorbereitungsphase der Ausschreibung. Dazu gehören insbesondere die Markterkundung, die strukturierte Aufbereitung technischer und wirtschaftlicher Informationen sowie die Unterstützung bei Herstellerterminen.
Auf dieser Basis begleiten wir die Erstellung der Vergabeunterlagen, etwa von Leistungsverzeichnis, Preisblatt, Bewertungsmatrix und weiteren projektspezifischen Dokumenten. zu halten, um die Zusammenarbeit für den Kunden effizient und übersichtlich zu gestalten.

✔ Markterkundung
strukturierte Aufbereitung von Informationen sowie die Unterstützung bei Herstellerterminen.

✔ herstellerneutrale Produktberatung
Marktübersicht, Funktionen und Nutzen, Risiken bei Ausschreibungsverfahren

✔ Ausschreibungsberatung
Kaufmännische Markteinschätzung, Vor- und Nachteile vertraglicher Regelungen

✔ Vergabeunterlagen
Erstellung von Leistungsverzeichnis, Preisblatt, Bewertungsmatrix und weiteren projektspezifischen Dokumenten.

Ausschreibungsphase

Auch während der Ausschreibungsphase übernehmen wir koordinierende und organisatorische Aufgaben, beispielsweise im Zusammenhang mit Vergabeportalen, Bekanntmachungen und der Veröffentlichung von Unterlagen.
Darüber hinaus unterstützen wir bei der Bearbeitung von Bieterfragen, koordinieren Rückmeldungen aus fachlichen Bereichen und begleiten notwendige Anpassungen an Dokumenten, Fristen oder Bekanntmachungen.

✔ Vergabeportal
Bekanntmachungen und Veröffentlichung von Unterlagen.

✔ Bieterfragen
Koordination und Beantwortung der Bieterfragen

✔ Anpassungen
Anpassungen von Dokumenten, Fristen oder Bekanntmachungen sowie deren Veröffentlichung.

✔ Fristen
Koordination und Kontrolle bei der EInhaltung der Fristen.

Wertungsphase

Nach Ablauf der Angebotsfrist begleiten wir die Submission sowie die strukturierte Erfassung und Übergabe der eingegangenen Angebote. In der anschließenden Wertungsphase unterstützen wir bei der formalen und fachlichen Prüfung, bei der Bewertung der Angebote sowie bei der Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots. Abschließend begleiten wir den Auftraggeber bei den weiteren Schritten bis zur Zuschlagserteilung und beim Abschluss des Vergabeverfahrens.

✔ Submission
strukturierte Erfassung und Übergabe der eingegangenen Angebote.

✔ Prüfung
formalen und fachlichen Prüfung, Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots.

✔ Zuschlagserteilung
Zuschlags- und Absageschreiben, EVB-IT Vertrag und Vergabevermerk.

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